Vezetőként mindannyiunknak vannak bevált módszerei. Egy részüket tudatosan tanultuk, másokat korábbi vezetőinktől vettünk át, akár anélkül, hogy ezt észrevettük volna.
A saját vezetői gyakorlatunkat azonban a mindennapi tapasztalataink alapján is alakíthatjuk. Számomra ebben fontos szerepet kapott más vezetők megfigyelése: hogyan szervezik a munkát, hogyan egyeztetnek a kollégáikkal, és mitől működik jól a csapatuk.
Egy ilyen tapasztalat később egy egészen más szervezetben segített újragondolni a hozzám tartozó területek együttműködését.
Egy módszer, amelynek az értékét később értettem meg
Egy médiavállalat felvásárlását követően azt a feladatot kaptam, hogy még fél évig támogassam az új tulajdonost a pénzügyi folyamatok integrációjában. Ekkor dolgoztam együtt a felvásárló vállalat pénzügyi igazgatójával, aki nagyon strukturáltan szervezte a csapata munkáját.
Havonta tartott megbeszélést a teljes pénzügyi területnek, hetente külön egyeztetett minden közvetlen beosztottjával, a kulcsembereivel pedig minden munkanapot egy rövid, azonos időpontban kezdődő megbeszéléssel indított.
Elsőre soknak éreztem ezt az egyeztetési gyakoriságot. A módszeressége és a szervezettsége ugyanakkor megmaradt bennem, még ha akkor nem is láttam pontosan, hogyan alkalmaznám a saját munkámban.
Nagyobb felelősségi kör, új szervezési igény
Később egy országos jelentőségű kulturális intézmény gazdasági igazgatójaként a pénzügyi feladatok mellett az üzemeltetés és a jegyértékesítés is hozzám tartozott.
Az egyes területek eltérő feladatokkal, munkaritmussal és szakmai kérdésekkel működtek. Felismertem, hogy a kibővült felelősségi körhöz a saját vezetői működésemet is hozzá kell igazítanom: rendszeresebb egyeztetésre és kiszámítható vezetői elérhetőségre volt szükség.
Ekkor jutott eszembe a korábban megfigyelt megbeszélési rendszer. A látott módszert a saját csapatom feladataihoz és a szervezet működéséhez igazítottam.
A hétfői megbeszélések: közös rálátás a feladatokra
Hétfőnként a hozzám tartozó területek vezetőivel közösen tekintettük át a hét legfontosabb feladatait és várható nehézségeit. Mindenki sorra került, a megbeszélést én moderáltam.
A rendszeres csoportos egyeztetés kezdetben szokatlan volt a kollégáknak. Idővel azonban egyre többször kapcsolódtak egymás témáihoz: felismerték, ha egy másik terület feladata őket is érintette, vagy ha a továbblépéshez együttműködésre volt szükség.
A megbeszélések így fokozatosan közös munkafórummá váltak. Jó volt látni, ahogy a kollégák maguk fedezik fel a feladataik közötti összefüggéseket.
Moderátorként arra figyeltem, hogy a közös egyeztetésen azonosítsuk az elakadásokat és a szükséges együttműködéseket, de a megoldás részleteit az érintettek külön – nem a megbeszélés keretei között – dolgozzák ki. Így minden területre jutott figyelem, és a megbeszélés megőrizte a fókuszát.
Külön egyeztetések: kiszámítható idő a döntésekre
Keddtől péntekig minden délelőtt tíz és tizenegy óra között egy-egy terület számára tartottam fenn időt. Külön alkalmat kapott a gazdasági osztály, a bérszámfejtés, a főmérnök és az értékesítés.
A kollégáktól azt kértem, hogy ezekre az egyeztetésekre konkrét ügyekkel és megoldási javaslatokkal érkezzenek.
Korábban sok kérdés alkalomszerűen jutott el hozzám: két feladat között, az ajtóban vagy egy rövid találkozás során. A rögzített időpontokkal minden vezető tudta, mikor kapnak a saját területének ügyei önálló figyelmet.
A kiszámítható elérhetőség segítette a felkészülést, a megoldási javaslatok áttekintését és a döntések meghozatalát. Rendezettebbé vált az egyeztetés, és könnyebben haladtunk a nyitott ügyekkel.
A megfigyeléstől a tudatos alkalmazásig
Egy korábban túl sűrűnek érzett megbeszélési rendszer egy másik vezetői helyzetben hasznos mintává vált számomra. Az értékét akkor értettem meg igazán, amikor a saját csapatom működésében is szükség lett arra a struktúrára, amelyet ez a módszer biztosított.
Más vezetők gyakorlatából sokat tanulhatunk. Ehhez érdemes megfigyelni, milyen problémára ad választ egy módszer, mitől működik, és hogyan illeszkedhet a saját szervezetünkhöz.
A vezetői tanulás része a jól működő megoldások felismerése, átgondolt átvétele és a saját helyzetünkhöz igazítása is. Számomra ezt jelenti a „copy with pride and precision”.