Vezetőként egy jól működő csapat jelentős könnyebbséget ad. A feladatok időben elkészülnek, a munkatársak önállóan dolgoznak, és a felmerülő problémákra is megoldási javaslatokkal érkeznek.
Egyik kontrolling csapatomban két kiváló képességű és tudású kollégával dolgozhattam, akikre minden alkalommal számíthattam. A közös munka során azonban az is világossá vált számomra, hogy a kiegyensúlyozott működés mellett a munkatársak további fejlődésére és a csapat hosszabb távú biztonságára is figyelmet kell fordítani.
Amikor minden összeér
A forecastok megalapozottak voltak, a havi zárások határidőre elkészültek. A kollégák a kontrolling feladatokat a tervezésen és a beszámoláson túl is értelmezték: azonnal jelezték, ha üzleti vagy szerződéses problémát észleltek. Proaktivitásuk messze túlmutatott a kötelező feladataikon.
A belső folyamatainkat folyamatosan fejlesztették, egyre automatizáltabb Excel-megoldásokkal könnyítették a munkánkat. A havi riporting rendszer idővel odáig fejlődött, hogy amikor a cégcsoport közös szoftverében megnyílt az adatfeltöltés lehetősége, fél órán belül feltöltöttük a riportokat, mindig elsőként a cégcsoporton belül.
Pénzügyi igazgatóként fokozatosan egyre több kontrolling feladatot bízhattam rájuk teljes önállósággal. Ez nekem jelentős könnyebbséget adott, nekik pedig teret a saját megoldásaik kialakítására. Minden kereknek látszott.
A jó működés mellett megjelenő kockázatok
Idővel azonban egyre kevesebb új szakmai kihívás maradt számukra. A kialakított folyamatokat magabiztosan működtették, a saját feladatkörükön belül beszűkültek a fejlődési lehetőségeik.
Emellett a vállalat az iparági átlagnál alacsonyabb fizetéseket kínált. A konzervatív bérpolitika miatt évről évre legfeljebb inflációt követő emelésekkel számolhattunk, így a bérezésben is korlátozott volt a mozgásterem.
Ebben a helyzetben számolnom kellett a motiváció csökkenésének, a kiégésnek és az elvándorlásnak a kockázatával. Szerettem volna megtartani mindkét kollégát, és egyúttal felkészülni arra is, ha valamelyikük hosszabb időre kiesik a munkából, vagy a távozás mellett dönt.
Új feladatok, kölcsönös tudásátadás
A két kolléga egymással is nagyon jó viszonyt ápolt. Ez megfelelő alapot adott ahhoz, hogy egy esetleges, előre nem látható távollét áthidalására teljes feladatcserét kérjek tőlük.
A csere fokozatosan történt. Először megismerték egymás feladatait és munkamódszereit, majd egymás szakmai támogatása és ellenőrzése mellett kezdték el átvenni azokat. Később már éles helyzetben, a tervezés és a havi zárások során is ellátták egymás feladatkörét.
Így olyan területeken szereztek önálló tapasztalatot, amelyekkel korábban csak érintőlegesen találkoztak. A már jól ismert működésen belül új tanulási lehetőség nyílt számukra.
Fejlődési lehetőség és rugalmasabb működés
A feladatcsere kettős eredményt hozott. A kollégák elégedettsége nőtt, szakmai tudásuk bővült, és a teljes kontrolling működésre is szélesebb rálátást szereztek.
Vezetőként pedig nagyobb mozgásterem lett egy esetleges távollét vagy távozás kezelésére. A feladatokhoz szükséges tudás már mindkét kollégánál rendelkezésre állt, így könnyebbé vált a helyettesítés és egy későbbi átadás megszervezése.
A feladatcsere a bérpolitika korlátait nem oldotta fel, de új fejlődési lehetőséget teremtett, és csökkentette a működés személyi kockázatait.
Számomra ez a történet azt mutatta meg, hogy egy jól működő csapatban is érdemes időről időre megvizsgálni: milyen további szakmai lehetőségeket tudunk adni a munkatársaknak, és hogyan készülhetünk fel a csapatot érintő változásokra. A kölcsönös tudásátadás ebben a helyzetben egyszerre szolgálta a kollégák fejlődését és a vállalat működésének biztonságát.