Hogyan függ össze a vállalat piaci pozíciója, a követeléskezelési gyakorlat és a likviditás?
Gazdasági igazgatóként a követelésállomány vizsgálatakor nemcsak az érdekelt, hogy mennyi kintlévősége van a vállalatnak. Legalább ilyen fontos kérdésnek tartottam, hogy miért alakultak ki a tartozások, hogyan kezeljük a késedelmes fizetéseket, és milyen mozgásterünk van a követelések rendezésére.
Egy kereskedelmi vállalatnál a 360 napon túli, több mint 30 millió forintos követelésállományt sikerült 3 millió forint alá csökkenteni, ténylegesen beérkezett befizetések révén.
Az eredményhez
1. A meglévő informatikai rendszer tudatosabb használata és
2. A régi tartozások célzott kezelése egyaránt hozzájárult.
Amikor a követeléskezelés eseti feladatból rendszeres folyamattá válik
Egy kereskedelmi vállalatnál azt tapasztaltam, hogy a lejárt számlák rendezésére irányuló megkeresések elsősorban eseti jelleggel történtek. A kollégák jellemzően telefonon, ritkábban e-mailben keresték meg a késedelmesen fizető partnereket.
A követelésekkel tehát foglalkoztak, de a megkeresések rendszeressége és egységessége nagyban függött a kollégák aktuális leterheltségétől. Úgy láttam, hogy a meglévő eszközök tudatosabb használatával kiszámíthatóbbá tehetjük a folyamatot.
Az SAP-rendszerre építve automatizált fizetési emlékeztetési folyamatot alakítottam ki. A partnerek kéthetente egységes tájékoztatást kaptak a nyilvántartott kintlévőségeikről.
Ezzel a lejárt követelések követése a pénzügyi működés rendszeres, tervezhető részévé vált. A telefonos egyeztetéseknek továbbra is megmaradt a szerepük, de csökkenő mértékben, az alapfolyamat azonban már biztosította, hogy a partnerek következetesen értesüljenek a tartozásaikról.
A hosszabb ideje fennálló követelések rendezéséhez ugyanakkor külön intézkedésre is szükség volt.
A 360 napon túli követelések állománya ekkor meghaladta a 30 millió forintot.
Első lépésként az Optenben ellenőriztem az érintett partnerek cégadatait és működési státuszát. A megkeresés időpontjában továbbra is működő vállalkozásoknak külön felszólítást küldtem, amelyben a tartozás rendezésének elmaradása esetére a fizetési meghagyásos eljárás lehetőségét is kilátásba helyeztem.
A két intézkedés egymást egészítette ki. A rendszeres, automatizált emlékeztetések a mindennapi fizetési fegyelem erősítését támogatták. A régi követelésekre irányuló célzott megkeresések pedig a már hosszabb ideje fennálló tartozások rendezését segítették.
Az intézkedések eredményeként a 360 napon túli követelések állománya több mint 30 millió forintról 3 millió forint alá csökkent, ténylegesen beérkezett befizetések révén. Ez több mint 90%-os csökkenést jelentett.
Számomra ez az eredmény a cash flow hatás mellett azért is volt fontos, mert megmutatta, milyen változást hozhat a meglévő rendszerek jobb kihasználása és egy következetes folyamat kialakítása.
A követeléskezelés a vállalat piaci helyzetétől is függ
Ez a tapasztalat megerősített abban, hogy a követeléskezelésben a pénzügyi fegyelem mellett az üzleti kapcsolatoknak és a vállalat piaci pozíciójának is szerepe van. A rendelkezésre álló eszközök közül azt kell kiválasztani, amelyik az adott helyzetben legjobban szolgálja a vállalat üzleti és pénzügyi érdekeit.
Ha az árbevétel sok vevő között oszlik meg, és egyetlen partner elvesztése sem jelent számottevő üzleti kockázatot, a vállalat általában nagyobb mozgástérrel rendelkezik a fizetési feltételek következetes érvényesítésében.
Ilyen környezetben jól működhet egy egységes, rendszeres követeléskezelési folyamat. Az egyenlegközlők, fizetési emlékeztetők és felszólítások meghatározott rendje, szükség esetén a további megrendelések korlátozása vagy a jogi lépések alkalmazása egyaránt hozzájárulhat a pénzügyi fegyelemhez.
Más mérlegelést kíván az a helyzet, amikor a vállalat árbevételének jelentős része néhány kiemelt partnerhez kapcsolódik. Ilyenkor egy követeléskezelési döntés az üzleti kapcsolat jövőjét is érintheti.
A gazdasági igazgatónak egyszerre kell figyelembe vennie a likviditási kockázatot, a partner stratégiai jelentőségét és a további együttműködés lehetőségeit. Egy átmeneti fizetési nehézséggel küzdő, egyébként megbízható partner esetében például indokolt lehet egy pontosan rögzített és nyomon követhető fizetési átütemezés. Más helyzetben a további szállítások feltételekhez kötése vagy határozottabb fellépés lehet megfelelő.
A követeléskezelés célja ezért a következetes, kockázatarányos döntéshozatal.
A pénzügy és az üzleti területek közös érdeke
A követeléskezelés során a pénzügy elsősorban a likviditásra, a fizetési fegyelemre és a követelések megtérülésére koncentrál. Az értékesítés a vevőkapcsolatot, a jövőbeni megrendeléseket és az árbevételt is szem előtt tartja.
Mindkét nézőpont fontos. A megfelelő döntéshez érdemes közösen meghatározni, milyen feltételekkel folytatható az együttműködés, milyen vállalások várhatók el a partnertől, és mikor válik szükségessé a következő lépés.
A közösen kialakított fizetési feltételek és a következetes fellépés egyszerre szolgálhatják a vállalat likviditását és a hosszú távon fenntartható vevőkapcsolatokat.
Ebben a történetben a változást a rendszeresség és a célzott intézkedések együtt hozták meg. A meglévő eszközökre építve átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá vált a követeléskezelés, a régi tartozások jelentős része pedig befolyt. Számomra ez mutatja meg, hogyan válhat a pénzügyi fegyelem kézzelfogható üzleti eredménnyé.