A munkájuk iránt elkötelezett kollégák gyakran olyan feladatokat is maguknál tartanak, amelyeket a tapasztalatuk alapján már másokra bízhatnának. Ismerik a részleteket, fontos számukra a minőség, és megszokták, hogy személyesen gondoskodnak a feladatok elvégzéséről.
Vezetőként könnyű erre az elkötelezettségre építeni. Közben azonban érdemes figyelni arra is, hogy a vállalt felelősség és a napi munkamennyiség hosszú távon mennyire tartható.
Egy kulturális intézmény gazdasági igazgatójaként egy váratlan rosszullét tette számomra különösen fontossá ezt a kérdést.
Amikor láthatóvá vált a túlterhelés
Egy megbeszélésen a műszaki ügyekért felelős kollégám hirtelen rosszul lett. Azonnal kórházi kivizsgálásra vittem a saját autójával, mert a tünetek akut keringési problémára utaltak. Szerencsére nem találtak szervi elváltozást. A kollégám elmondása szerint a kivizsgálás a rosszullét hátterében tartós stresszt állapított meg.
A történtek után egyértelművé vált számomra, hogy vezetőként át kell gondolnom a feladatait és a terhelését, majd olyan változtatást kell kezdeményeznem, amely a mindennapi működésben is tehermentesíti.
Két szakterület, sokféle feladat
A kollégám egyszerre látta el az intézmény főmérnöki feladatait és felelt az informatikai működésért, valamint az IT-biztonságért. Mindkét terület közel állt hozzá: informatikusként a korszerű megoldások érdekelték, főmérnökként pedig a történelmi épület megőrzését és működtetését érezte saját ügyének.
A nagyobb műszaki projektek mellett a napi informatikai feladatok jelentős részét is személyesen végezte. A számítógépek üzemeltetésétől a felhasználói problémák megoldásáig sok olyan teendő maradt nála, amelyhez nem volt szükség a vezetői és mérnöki tapasztalatára.
Ragaszkodott ezekhez a feladatokhoz. Pontosan tudta, hogyan kell elvégezni őket, és nehezen bízta volna másra a megszokott rutinokat. A napi teendők azonban egyre több időt és figyelmet kötöttek le a nagyobb szakmai feladatok mellett.
Tehermentesítés a szakmai felelősség megőrzésével
A megoldás kialakításakor azt is figyelembe kellett vennem, hogy a kollégám számára a feladatokhoz szakmai büszkeség és személyes felelősség kapcsolódott. Fontosnak tartottam, hogy a változtatást ő is elfogadhatónak érezze.
Olyan feladatmegosztást alakítottam ki, amely a napi operatív munkát másra bízta, miközben a szakmai irányítást és az ellenőrzést nála hagyta.
A rendszergazdai és helpdesk feladatokat egy külső informatikai partnerhez szerveztük ki. A céggel korábban már dolgoztunk projekteken, így volt tapasztalatunk a munkájuk minőségéről.
Az együttműködés kereteit úgy határoztam meg, hogy a kollégám műszaki vezetőként továbbra is az intézmény oldaláról irányítsa a szolgáltatást. Ő határozta meg a feladatokat, tartotta a kapcsolatot a partnerrel, és ellenőrizte a teljesítéseket.
A változtatással megőrizte a terület feletti szakmai kontrollt, miközben a napi feladatok elvégzése átkerült a külső szolgáltatóhoz.
Több figyelem a tapasztalatát igénylő munkára
A tehermentesítés hatása hamar érzékelhetővé vált. Több ideje és figyelme jutott azokra a műszaki projektekre, amelyekhez valóban szükség volt a mérnöki tudására és az intézmény alapos ismeretére. A napi informatikai problémák kevésbé szakították meg a munkáját, és érezhetően fellélegzett.
Az intézmény számára a megrendelésalapú elszámolás rugalmasabb és kedvezőbb költségű megoldást jelentett egy új, teljes állású rendszergazda felvételénél.
A döntésben egyszerre vettem figyelembe a kolléga terhelését, a szakmai kompetenciák megfelelő felhasználását és az intézmény gazdasági szempontjait.
A vezetői felelősség része a terhelés alakítása is
Ez a tapasztalat megerősített abban, hogy a munkatársak elkötelezettsége mellett a feladatmegosztás fenntarthatóságára is figyelnünk kell. Különösen azoknál a kollégáknál, akik szívesen vállalnak felelősséget, és ritkán jelzik, ha túl sok teher kerül rájuk.
A delegálás elfogadásában sokat segíthet, ha világos marad a munkatárs szerepe: mely döntésekért felel, hogyan irányítja a munkát, és milyen módon ellenőrzi annak minőségét.
A jól kialakított feladatmegosztás tehermentesíti a munkatársat, megőrzi a szakmai önállóságát, és teret ad annak, hogy a tapasztalatát ott használja, ahol a legtöbb értéket teremti.